RUP : Langkah Strategis KPA Di Awal Tahun Anggaran

Oleh :  Bambang Sancoko (Widyaiswara Ahli Madya pada Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan)

Abstrak

Tulisan ini menganalisis faktor-faktor penting yang berkaitan dalam penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP) oleh seorang Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).  RUP merupakan dokumen yang harus dibuat KPA dan menjadi dasar pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam rangka pelaksanaan anggaran.  Seringkali penyusunan RUP tidak sinkron dengan rencana pelaksanaan kegiatan pada satuan kerja.  Hal inilah yang menyebabkan pengadaan barang/jasa tidak berjalan dengan baik.  Akibatnya adalah pelaksanaan kegiatan tidak berjalan dengan baik dan pelaksanaan pembayarannya pun mengalami kendala.  Oleh karena itu pemahaman yang baik atas penyusunan RUP harus dimiliki oleh seorang KPA.

Kata Kunci :  RUP, pengadaan, rencana pelaksanaan kegiatan.

Pendahuluan

Rencana Umum Pengadaan (RUP) adalah kegiatan yang terdiri dari identifikasi kebutuhan barang/jasa yang diperlukan Kementerian Negara/Lembaga (K/L), penyusunan dan penetapan rencana penganggaran sampai dengan penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK).  Penyusunan RUP merupakan tahap awal yang harus dilakukan oleh KPA sebelum dilaksanakannya pengadaan barang/jasa.  RUP ini diharapkan memberikan informasi yang jelas mengenai target, lingkup kerja, Sumber Daya Manusia (SDM), waktu, mutu, biaya dan manfaat dari pengadaan.  RUP ini nantinya akan menjadi acuan bagi kegiatan pengadaan barang/jasa.

RUP sebagai sebuah rencana disusun dengan tujuan pengadaan barang/jasamemperoleh barang/jasa dengan kualitas seperti yang diharapkan.  Selain itu dengan adanya RUP juga diharapkan kelancaran proses pengadaan terjamin.  Kelancaran proses itu penting, karena merujuk pada logika dalam konsep input-proses-output, apabila input baik dan proses dilaksanakan dengan baik maka hasilnya (output) akan baik.  Maka RUP disusun agar terjaminnya input-proses-output dalam kegiatan pengadaan.

Akan tetapi dalam prakteknya di lapangan, penyusunannya rencana pengadaan tidak seperti yang diharapkan.  Permasalahan pengadaan pada tahap awal seperti disampaikan Mohamad Hardi,Inspektur I Kemenristekdikti, dalam Kegiatan Workshop Reviu Penyerapan Anggaran dan Pengadaan Barang/Jasa di Jakarta, April 2016 antara lain :

  1. Rencana pengadaan tidak berdasarkan kebutuhan.
  2. Rencana pengadaan tidak diumumkan secara terbuka pada awal tahun anggaran.
  3. Rencana pengadaan tidak disusun secara sistematik terhadap: apa (spesifikasi dan kualitas), kapan (jadwal/waktu diterima ), bagaimana (sumber/sistem), berapa (kuantitas) dan biaya.

Akibat dari penyusunan RUP yang tidak tepat tersebut, pelaksanaan pengadaan mengalami masalah.  Hasil pengadaan tidak sesuai dengan harapan pengguna barang/jasa.  Dampaknya outcome dari kegiatan/program tidak dapat dicapai.

Penyusunan RUP juga berdampak pada pengelolaan keuangan satker.  Apabila RUP disusun dengan baik maka Rencana Penarikan Dana (RPD) dapat disusun dengan tepat.  Sebaliknya, apabila RUP tidak disusun dengan baik maka sulit untuk menyusun Rencana Penarikan Dana (RPD).  Akibatnya adalah penyerapan anggaran pada satker dapat terganggu.

Ketentuan Umum Penyusunan RUP

Sesuai dengan Pasal 8 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 dan perubahannya, PA/KPA mempunyai tugas untuk menetapkan Rencana Umum Pengadaan (RUP).  PA/KPA menyusun RUP sesuai dengan kebutuhan pada Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi (K/L/D/I) masing-masing.  RUP yang disusun meliputi kegiatan dan anggaran Pengadaan Barang/Jasa yang akan dibiayai oleh K/L/D/I sendiri, dan/atau kegiatan dan anggaran Pengadaan Barang/Jasa yang akan dibiayai berdasarkan kerja sama antar K/L/D/I secara pembiayaan bersama (co-financing) sepanjang diperlukan.

Penyusunan RUP pada K/L/D/I untuk Tahun Anggaran berikutnya, harus diselesaikan pada Tahun Anggaran yang berjalan.  Hal ini dimaksudkan untuk memberi kesempatan kepada masyarakat pelaku usaha agar dapat mempersiapkan diri agar dapat mengikuti peluang usaha ini pada saatnya nanti.  Dengan demikian maka penyusunan RUP merupakan pelaksanaan prinsip pengadaan “Terbuka” yang berarti Pengadaan Barang/Jasa dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi persyaratan/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas.

PA/KPA melakukan pemaketan Barang/Jasa dalam RUP K/L/D/I.  Pemaketan adalah mengelompokkan pekerjaan yang sejenis untuk keberhasilan dalam mencapai hasil/output pekerjaan berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan antara lain prinsip efektif dan efisien (http://www.pengadaan.web.id). Pemaketan selain bertujuan agar pengadaan dapat lebih efektif dan efisien juga agar dapat memenuhi kebijakan umum pengadaan yaitu peningkatan peran serta Usaha Mikro, Usaha Kecil, koperasi kecil dan kelompok masyarakat dalam Pengadaan Barang/Jasa.  Untuk itu pemaketan dilakukan dengan menetapkan sebanyak-banyaknya paket usaha untuk Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil tanpa mengabaikan prinsip efisiensi, persaingan sehat, kesatuan sistem dan kualitas kemampuan teknis. 

Setelah RUP ditetapkan, kewajiban PA/KPA selanjutnya adalah mengumumkan RUP pada masing-masing Kementerian/Lembaga/ Institusi secara terbuka kepada masyarakat luas setelah rencana kerja dan anggaran Kementerian/Lembaga/Institusi (RKA-K/L) disetujui oleh DPR. Pengumuman RUP dilakukan melalui 3 (tiga) media yaitu website K/L/D/I masing-masing, papan pengumuman resmi untuk masyarakat, dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE.

bambangsancoko

Gambar 1 Contoh Pengumuman RUP Satker di Lingkungan Kementerian Keuangan

Sumber :  http://www.simapan.lpse.kemenkeu.go.id

 

 

Penyusunan RUP Yang Baik

Untuk menyusun RUP langkah-langkah yang harus dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku antara lain adalah :

  1. Mengindentifikasi kebutuhan Barang/Jasa yang diperlukan K/L/D/I.
  2. Menyusun dan menetapkan rencana penganggaran untuk Pengadaan Barang/Jasa.
  3. Menetapkan kebijakan umum pengadaan.
  4. Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK).

PA/KPA mengidentifikasi kebutuhan barang/jasa yang diperlukan untuk instansinya sesuai Rencana Kerja Pemerintah (RKP).  Dalam mengidentifikasi kebutuhan barang/jasa, PA/KPA terlebih dahulu menelaah kelayakan barang/jasa yang telah ada/dimiliki/dikuasai. PA/KPA juga dapat menelaah riwayat kebutuhan barang/jasa dari kegiatan yang sama untuk memperoleh kebutuhan riil. Kebutuhan barang/jasa perlu ditelaah secara mendalam agar kebutuhan barang/jasa tersebut relevan dengan rencana Keluaran (output) dari K/L/D/I.  Hasil identifikasi kebutuhan riil barang/jasa selanjutnya dituangkan dalam RKA-K/L untuk pembahasan dan penetapan di DPR. 

Identifikasi kebutuhan riil barang/jasa selain menyangkut jenis dan volume barang/jasa juga menyangkut waktu barang/jasa itu digunakan dan tingkat mutunya.  Hal ini penting karena akan mempengaruhi cara pengadaannya.  Sebagai contoh kebutuhan ATK untuk kegiatan operasional kantor dan keperluan peserta diklat yang dibutuhkan sepanjang tahun dengan nilai Rp1.000.000.000,00 di Pusdiklat.  Maka salah satu metode pengadaan yang bisa diambil adalah 1 (satu) paket pengadaan melalui pelelangan sederhana yang penyerahan barangnya dapat dilakukan secara bertahap sesuai kebutuhan unit teknis.  Jenis kontrak yang dapat diusulkan dalam pengadaan tersebut adalah kontrak harga satuan.

 

Setelah mendapatkan data kebutuhan riil barang/jasa, selanjutnya PA/KPA menyusun dan menetapkan rencana penganggaran untuk pengadaan barang/jasa tersebut.  Rencana penganggaran pengadaan barang/jasa tidak hanya mencakup harga barang/jasa itu saja tetapi juga biaya-biaya yang dibutuhkan sampai dengan barang/jasa itu siap untuk digunakan.  Unsur-unsur biaya yang dibutuhkan dalam pengadaan barang/jasa dapat dilihat pada Tabel 1.

Tabel 1 Unsur-unsur Biaya dalam Rencana Penganggaran Pengadaan Barang/Jasa

No.

Unsur Biaya

Rincian Biaya

1.

Biaya barang/jasa

Harga barang/jasa

2.

Biaya pendukung

Biaya pemasangan, biaya pengangkutan, biaya pelatihan, dan lain-lain

3.

Biaya administrasi yang diperlukan untuk proses pengadaan

  1. biaya pengumuman pengadaan.
  2. honorarium pejabat pelaksana pengadaan misalnya: PA/KPA, PPK, ULP/Pejabat Pengadaan, PPHP, dan pejabat/tim lain yang diperlukan.
  3. biaya survei lapangan/pasar.
  4. biaya penggandaan Dokumen PBJ.
biaya lainnya yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan PBJ, antara lain: biaya pendapat ahli hukum kontrak, biaya uji coba pada saat proses evaluasi dilakukan dan/atau biaya uji coba sebelum dilakukan penerimaan hasil pekerjaan.


Setelah kebutuhan barang/jasa disusun kebutuhan anggarannya, maka selanjutnya disusun kebijakan umum bagaimana pelaksanaan pengadaannya nanti.  Kebijakan umum pengadaan dibuat oleh PA/KPA untuk menjadi acuan dalam penyusunan perencanaan pelaksanaan pengadaan oleh PPK.  Kebijakan umum pengadaan yang dibuat meliputi antara lain :

1. Pemaketan Pekerjaan

Pemaketan merupakan strategi untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa yang telah diidentifkasi dengan cara yang paling efektif dan efisien.  Langkah yang dilakukan adalah data kebutuhan barang/jasa yang sudah didapatkan tadi dikelompokkan ke dalam paket-paket pekerjaan.  Pemaketan dapat dikelompokkan berdasarkan jenis pengadaannya, karakteristik barang/jasanya, jumlah dan waktu kebutuhannya, lokasi penggunanya, jenis usaha penyedianya, nilai paketnya, dan sebagainya.  Pengelompokkan ini menghasilkan paket-paket pengadaan yang nanti akan diumumkan kepada masyarakat luas.

2.Cara pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

Dari paket-paket yang dihasilkan tadi akan diketahui jenis pengadaan yang sesuai dan metode/cara pelaksanaan pengadaannya.  Metode/cara pelaksanaan pengadaan harus dipilih dengan tepat karena akan mempengaruhi struktur organisasi pengadaan yang harus disiapkan oleh PA/KPA.  Metode pengadaan yang perlu ditetapkan antara lain apakah pengadaan akan dilaksanakan melalui penyedia barang/jasa atau melalui kegiatan swakelola.  Kemudian juga diidentifikasi apakah pengadaannya dilaksanakan melalui pelelangan/seleksi, penunjukan langsung, pengadaan langsung, atau kontes/sayembara.

3.Pengorganisasian Pengadaan Barang/Jasa.

Pihak terkait yang akan melaksanakan pengadaan ditetapkan setelah metode pengadaan ditetapkan.  Pihak terkait dalam satker inilah yang disebut organisasi pengadaan yang akan melaksanakan kegiatan pengadaan baik persiapan maupun pelaksanaan pengadaan hingga penyerahan hasil pengadaan.  Organisasi pengadaan sesuai dengan metode pengadaan dapat dilihat pada Tabel 2.  Dalam hal diperlukan PA/KPA dapat menetapkan tim teknis dan/atau tim juri/tim ahli untuk pelaksanaan Pengadaan melalui Sayembara/Kontes.

Tabel 2 Organisasi Pengadaan

Pengadaan Melalui Penyedia

Pengadaan Melalui Swakelola

  1. PA/KPA
  2. PPK
  3. ULP/Pejabat Pengadaan
  4. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan
  5. PA/KPA
  6. PPK
  7. ULP/Pejabat Pengadaan/Tim Pengadaan
  8. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan.
  1. PA/KPA
  2. PPK
  3. ULP/Pejabat Pengadaan/Tim Pengadaan
  4. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. 

 

4.Penetapan penggunaan produk dalam negeri.

PA/KPA dalam menyusun kebijakan umum pengadaan harus memasukkan kebijakan umum pengadaan barang/jasa pemerintah.  Salah satu kebijakan pengadaan adalah peningkatan penggunaan produksi Barang/Jasa dalam negeri.  Sasaran kebijakan ini adalah untuk memperluas kesempatan kerja dan basis industri dalam negeri dalam rangka meningkatkan ketahanan ekonomi dan daya saing nasional.

 

Setelah dapat disusun paket-paket pengadaan barang/jasa, langkah selanjutnya adalah membuat skenario bagaimana detil pelaksanaan pengadaan masing-masing paket tersebut.  Skenario itulah yang sering disebut Kerangka Acuan Kerja (KAK).   Kerangka Acuan Kerja (KAK) sendiri pengertiannya adalah dokumen perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, di mana, bagaimana, dan berapa perkiraan biayanya suatu kegiatan. KAK sebagaimana praktek perencanaan selama ini merupakan dokumen pelengkap saja sehingga informasi yang ada didalamnya tidak dapat menjadi acuan pelaksanaan kegiatan.  KAK seharusnya dibuat seperti layaknya skenario film yang mengarahkan secara detil bagaimana kegiatan pembuatan film harus dilaksanakan.  Untuk itu KAK dibuat dengan detil paling sedikit memuat:

  1. Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan.

Agar pelaksana kegiatan dapat melaksanakan kegiatan dengan tepat maka uraian kegiatan harus bisa menjelaskan latar belakang, maksud, dan tujuan, lokasi kegiatan, sumber pendanaan, serta jumlah tenaga yang diperlukan.  Dengan informasi uraian kegiatan yang jelas ini maka pelaksana kegiatan dapat menetapkan teknis pelaksanaan kegiatan yang tepat.

2.Waktu pelaksanaan yang diperlukan.

Waktu yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan/pekerjaan harus diidentifikasi mulai dari pengumuman, rencana pengadaan sampai dengan penyerahan barang/jasa.  Informasi ini penting untuk menyiapkan hal-hal terkait dengan pelaksanaan kegiatan.  Contoh waktu serah terima gedung yang mendekati akhir tahun anggaran.  Maka kita akan mendapatkan waktu masa pemeliharaan akan melewati akhir tahun anggaran.  Dengan demikian maka PPK tidak dapat menahan retensi 5% dalam pembayaran pembangunan gedung.  PPK harus membayar 100% tagihan dari penyedia tetapi meminta jaminan pemeliharaan senilai 5% dari kontrak.  Ketentuan ini nanti akan dicantumkan dalam dokumen pengadaan yang akan dibuat oleh Pokja ULP/Pejabat pengadaan.

Informasi mengenai waktu ini juga penting agar nanti dikonsolidasikan dengan waktu pelaksanaan kegiatan pengadaan yang lainnya.  PA/KPA dapat mengatur atau menyesuaikan waktu pelaksanaan antar kegiatan dalam satker yang bersangkutan.  Dengan demikian tidak akan terjadi penumpukan kegiatan di waktu tertentu atau sebaliknya ada waktu tertentu yang kosong dari kegiatan.  Pengaturan waktu pelaksanaan kegiatan ini penting karena juga dibutuhkan dalam rangka manajemen kas baik di Bendahara Pengeluaran maupun di Kas Negara.

3. Spesifikasi teknis Barang/Jasa yang akan diadakan.

Walaupun waktu pengadaan masih jauh tetapi sebenarnya PA/KPA sudah mengetahui gambaran umum mengenai barang/jasa yang akan diadakan.  PA/KPA harus yakin bahwa barang/jasa tersebut memang tersedia di pasar sehingga pengadaan dapat dilaksanakan.  Oleh karena itu dalam penyusunan spsesifikasi teknis ini sebaiknya dilakukan dengan terlebih dahulu melakukan survey pasar untuk mendapatkan informasi riil barang/jasa yang tersedia di pasar.

4.Besarnya total perkiraan biaya pekerjaan.

PA/KPA melakukan survey pasar bukan hanya untuk spesifikasi barang/jasa juga untuk mengetahui harga pasar barang/jasa tersebut.  Harga tersebut penting untuk menghitung total perkiraan biaya yang wajar untuk pengadaan barang/jasa tersebut nanti.  Dalam melakukan survey hendaknya tidak hanya mengambil informasi dari satu sumber saja.  Makin banyak sumber informasi maka akan makin kompetitif harga barang/jasanya. Dengan adanya informasi harga barang/jasa yang riil tersebut maka pengadaan diharapkan mencapai prinsip efisiensi.

 

Kesimpulan

Dengan penyusunan RUP yang tepat maka akan tersedia informasi yang cukup lengkap bagi para pemangku kepentingan terkait bagaimana pelaksanaan pengadaan barang/jasa.  Bagi organisasi pengadaan, RUP menjadi acuan untuk menetapkan Rencana Pelaksanaan Pengadaan (RPP) yang nanti akan disusun oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).  PPK akan mengacu pada dokumen RUP ini untuk menetapkan spesifikasi teknis, Harga Perkiaraan Sendiri (HPS), dan rancangan kontrak dengan penyedia yang dipilih.

Selanjutnya dokumen RPP akan menjadi acuan bagi Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan (Pokja ULP) dan/atau Pejabat Pengadaan untuk menetapkan strategi pemilihan penyedia barang/jasa yang tepat.  Strategi ini disusun dalam rencana pemilihan penyedia yang wujud akhirnya berupa Dokumen Pengadaan.

Bagi pelaku usaha, RUP yang diumumkan secara resmi melalui website K/L/D/I dan papan pengumuman resmi serta Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE, akan menjadi dasar menyiapkan diri untuk mengikuti pemilihan penyedia barang/jasa nanti.  Calon penyedia dapat mempersiapkan barang/jasa mereka dan dokumen-dokumen terkait untuk mengambil peluang usaha ini.  Dengan demikian PA/KPA sudah memenuhi prinsip “Terbuka” yang berarti Pengadaan Barang/Jasa dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi persyaratan/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas.  

Masyarakat juga bisa turut andil mengawasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa di lingkungan pemerintah dengan adanya RUP yang diumumkan tersebut.  Dengan demikian masyarakat dapat menawal kegiatan pengadaan sehingga akan memperoleh barang/jasa yang terjangkau dan berkualitas serta dapat dipertanggung-jawabkan baik dari segi fisik, keuangan, maupun manfaatnya bagi kelancaran tugas Pemerintah dan pelayanan masyarakat

 

Daftar Pustaka :

 

Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya.

Peraturan Kepala LKPP No. 13 Tahun 2012 tentang Pengumuman Rencana Umum Pengadaan.

Peraturan Kepala LKPP No. 14 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Peraturan Presiden No. 70 Tahun 2012.

Hardi, Muhammad (2016), Resiko/Permasalahan dalam Pengadaan Barang/Jasa, http://itjen.ristekdikti.go.id.

4 Langkah Pemaketan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah, http://www.pengadaan.web.id

 

 

 

 

Paling Banyak Dibaca

  • Pendapatan Yang Masih Harus Diterima: Jurnal Penyesuaian Akhir tahun dan Jurnal Balik Awal Tahun pada Aplikasi SAIBA +

    Oleh : Puji Agus, SST, Ak., M.Ak, CA Widyaiswara Madya   Abstrak: Saat ini Basis Akuntansi yang digunakan dalam mencatat transaksi Baca Selengkapnya
  • Verifikasi Berkas USM PKN STAN +

    [Yogyakarta]Rabu, 22 Maret 2017. Minat masyarakat untuk menjadi mahasiswa Politeknik Keuangan Negara STAN sampai saat ini ternyata masih sangat tinggi. Baca Selengkapnya
  • Pendapatan Diterima Di Muka: Jurnal Penyesuaian Akhir tahun dan Jurnal Balik Awal Tahun pada Aplikasi SAIBA +

    Oleh : Puji Agus, SST, Ak., M.Ak, CA Widyaiswara Madya   Abstrak: Saat ini Basis Akuntansi yang digunakan dalam mencatat transaksi Baca Selengkapnya
  • 1
  • 2

Eselon I Kementerian Keuangan

Direktorat Jenderal Perimbangan Keuangan
Direktorat Jenderal Perimbangan Keuangan
Inspektorat Jenderal
Sekretariat Jenderal
Direktorat Jenderal Bea Cukai
Direktorat Jenderal Pajak
Badan Kebijakan Fiskal
Direktorat Jenderal Anggaran
Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Direktorat Jenderal Kekayaan Negara
Layanan Pengadaan Secara Elektronik
Call Center BPPK
Easylib
Wise
Indonesia Darurat Narkoba
APBN Kemenkeu 2016